État et collectivités

La gestion du patrimoine culturel du ministère de la Défense

10 juillet 2014 • Un expert des questions de Défense

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Le SHD (service historique de la Défense), service à compétence nationale créé dans le cadre de la réforme de l'État en 2005 et rattaché à la DMPA du SGA [1] à partir de la fusion des 4 services historiques des Armées et de la Gendarmerie ainsi que du centre des archives de l'armement de Châtellerault, possède une importante collection d'archives et de documents collectifs et individuels qui constitue une part non négligeable de la mémoire de la nation consultée par nombre de chercheurs institutionnels et privés. Commandé par un officier général, le SHD est également chargé d'homologuer, de répertorier et de rassembler les éléments de la symbolique militaire (emblèmes et insignes) et de contribuer aux travaux relatifs à l'histoire de la Défense.

Ce service, dont le château de Vincennes est tout à la fois le siège de sa direction et sa principale implantation, collecte, conserve et communique au public l'essentiel des archives collectives et individuelles produites par le ministère de la Défense et la Gendarmerie nationale.

Ce service est composé de plusieurs organismes dirigés par des civils mais aussi des militaires qui sont les suivants :

  • un centre historique des archives avec plusieurs départements (terre, air, marine, gendarmerie, interarmées, ministériel et interministériel, personnels civils, innovation technologique) ayant sous sa subordination pour la partie Marine, 5 antennes (Brest, Cherbourg, Lorient, Rochefort et Toulon) ;
  • le bureau des archives des victimes des conflits contemporains à Caen ;
  • le centre des archives de l'armement et du personnel civil à Châtellerault ;
  • le centre des archives du personnel militaire à Pau ;
  • le dépôt central des archives de la justice militaire à Le Blanc ;
  • le service des archives médicales hospitalières des armées à Limoges.

Armé par un personnel de 300 personnes sur le site de Vincennes (dont une partie non négligeable de militaires) et abritant environ 80 km linéaires d'archives et 20 km linéaires d'ouvrages de bibliothèque, le SHD a dû investir, compte tenu de la saturation des magasins actuels, dans des installations militaires (fort de l'est, fort de Romainville) situées en périphérie de l'agglomération parisienne.

Les ministères de la Défense et de la Culture travaillent de concert à la restauration, la gestion et à la mise en valeur du site de Vincennes dans le cadre d'un protocole établi en 2005, de la fête de la musique, des journées européennes du patrimoine et des manifestations ponctuelles organisées par le SHD et le centre des monuments nationaux.

En outre, les 5 antennes pour la partie marine, armées chacune par une dizaine de personnes et installées bien souvent dans des emprises classées qui ont fait l'objet d'actions de rénovation coûteuses, comprennent des centres d'archives, des salles de lecture à faible capacité (entre 20 et 40 places) et des bibliothèques importantes gérant des publications anciennes et modernes militaires et civiles, voire des locaux permettant l'accueil de groupes notamment scolaires.

De plus, il existe une redondance dans la mission de communication, production, diffusion, cession et conservation d'archives audiovisuelles au profit de différents publics professionnels et privés entre :

  • l'Établissement de communication et de production audiovisuelle de la Défense (EPCAD), établissement public à caractère administratif sous tutelle de la Délégation à l'information et à la communication de la défense (DICoD) du ministère de la Défense situé au fort d'Ivry (Ivry-sur-Seine) qui conserve une collection de photos et films militaires, des fonds de photographies privées sur différents conflits du XXe siècle et opérations extérieures qui, numérisées, peuvent être accessibles sur un site Internet ;
  • l'Institut national de l'audiovisuel (INA), établissement public à caractère industriel et commercial sous tutelle du ministère de la Culture chargé notamment d'archiver les productions audiovisuelles de toute nature (y compris militaires) et consultables sur un site Internet.

La conservation des dossiers individuels des militaires, du personnel civil des ministères de la Défense et des anciens combattants est assurée par différents organismes ;en fonction de nombreux critères (statuts, grades, pays et dates de naissance, armées et services d'appartenance, durées de service, pays et périodes d'intervention, nationalité…) et qui sont les suivants :

  • organismes dépendant du SHD (confer supra) ;
  • sous-direction des pensions de La Rochelle rattachée à la direction des ressources humaines du ministère de la Défense ;
  • organismes dépendant des armées (notamment le bureau des archives et des réserves de l'armée de l'air de Dijon, le centre de traitement de l'information sur les ressources humaines de la marine de Toulon, commandement de la Légion étrangère d'Aubagne, établissement d'impression, de diffusion et d'archivage du commissariat des armées de Saint-Étienne) ;
  • organismes dépendant de la direction centrale du service national ;
  • services d'archives départementales ;
  • bureau des officiers généraux du cabinet du ministre de la Défense.

Conclusion

La conservation des archives de nature historique et administrative détenues par le ministère de la Défense qui est en partie gérée par des militaires dont ce n'est pas le cœur de métier, repose sur un dispositif dispersé qui se traduit par un coût important en matière de dépenses de masse salariale, d'investissement, de fonctionnement, d'entretien, et de rénovation des infrastructures, notamment de stockage.

En outre, cette dispersion des centres d'archives n'est pas un gage de facilité de recherche pour les institutionnels et le public. La numérisation des archives et leur mise en ligne (opérations qui ont démarré mais qui ne sont pas achevées) permet un accès direct aux archives et donc de supprimer les nombreuses emprises et les effectifs budgétaires afférents. C'est ainsi que le ministère de la Défense aurait dû s'intégrer dans le marché public lancé en 2012 par le ministère de la Culture relatif à la numérisation des archives et documents.

La conservation au sein du ministère de la Défense des fichiers et dossiers individuels dont la communication au public vise à permettre de valider et justifier des droits des personnels, doit être rationalisée en fonction de leur nature, notamment à partir d'un nombre de sites de stockage beaucoup plus réduits et gérés selon un partenariat public-privé.

En outre, il convient de s'interroger sur la pertinence de maintenir au sein du ministère de la Défense la fonction de conservation des archives historiques, opération qui devrait être dévolue au ministère de la Culture et conduite dans le cadre de la mission interministérielle de type LOLF « Recherche et enseignement supérieur ».

Sous réserve de respecter notamment les règles des codes de la Défense, du patrimoine et de la santé publique, le ministère de la Défense devrait donc s'appuyer sur les conseils du Service interministériel des archives de France qui est chargé actuellement de proposer au ministre de la Culture les choix stratégiques à opérer en matière d'archives et de les mettre en œuvre et qui exerce actuellement un rôle de conseil, d'incitation, de réglementation, d'évaluation et de contrôle en ce qui concerne la collecte, le tri, le classement, la description, la conservation et la communication des archives publiques autres que celles des ministères des Affaires étrangères et de la Défense.

[1] Direction de la mémoire, du patrimoine et des archives subordonné au secrétariat général de l'administration du ministère de la Défense

Commentaires

  • Par breizh • Posté le 11/07/2014 à 10:47 le problème des archivistes est qu'ils ont une culture de conservation et beaucoup moins de mise à disposition au public desdites archives.
    Or depuis qu'ils ont existé, les services historiques d'armées ont toujours eu à cœur cette mission de mise à disposition fort apprécié par les chercheurs, mais aussi les simples citoyens à la recherche d'histoires d'ancêtres.
    Bref, les archives militaires n'ont pas du tout le même statut dans l'esprit de nos citoyens que les autres archives administratives.
    donc je ne suis pas sûr qu'un autre ministère soit réellement plus économe. Le regroupement des 4 services historiques d'armée en un SHD unique a pour l'instant surtout provoqué une grave crise dans la mise à disposition des archives, préjudiciables à beaucoup de nos concitoyens.
  • Par Le webmaster de la Fondation iFRAP • Posté le 11/07/2014 à 09:43 La réponse de l'auteur de la contribution "La gestion du patrimoine culturel du ministère de la Défense" :
    Sur le recrutement des archivistes sous statut militaire :
    Les recrutements d'archivistes sous statut militaire au sein du SHD se font à partir d'un contrat d'officier pour une durée déterminée qui peut être renouvelée. Compte tenu que ce type de recrutement a un coût par rapport à celui des personnels civils, en matière de formation militaire, de solde, de pensions et de soutien, il est opportun de privilégier celui de personnels civils venant d'administrations qui ont une réelle expertise dans le domaine de la gestion des archives. Le recrutement de militaires doit être privilégié pour les unités opérationnelles et celui de personnels civils sous statut militaire pour des besoins ponctuels des forces projetées en OPEX (ex : interprètes en langues orientales). S'agissant de la nécessité de recruter des archivistes sous statut militaire pour partager des codes avec les états-majors, il convient de noter que des missions opérationnelles beaucoup plus sensibles en termes de confidentialité sont effectuées sans problème de communication par un ensemble de civils n'ayant pas de statut de militaires et de militaires comme à la DGSE, à la Délégation aux affaires stratégiques du ministère de la Défense, à la direction de la coopération de Sécurité et de Défense du ministère des Affaires étrangères, au secrétariat général de la Défense nationale et de la Sécurité rattaché au service du Premier ministre...
    Sur la distinction entre les archives :
    On distingue 3 catégories d'archives en fonction de leur utilisation :

    - Les archives courantes qui regroupent les documents nécessaires à l'activité des services qui les ont produits et qui les conservent eux-mêmes ;

    - Les archives intermédiaires qui ne sont plus d'usage courant mais qui doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou légaux ;

    - Une fois échue leur durée d'utilité administrative, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées indéfiniment. Les archives définitives ou historiques sont celles qui ont vocation à être conservées pour des raisons patrimoniales.
    A partir de cette distinction, la rationalisation de la conservation des archives doit s'appuyer sur 2 modes de fonctionnement :

    - le "records management" qui est l'organisation de la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle vise à contrôler la circulation des documents, depuis leur création jusqu'à leur sort final (conservation définitive ou destruction à un terme fixé). Les documents conservés à ce stade sont essentiellement un moyen de preuve et d'information et il faut notamment tenir compte en la matière de tous les délais de conservation imposés par le législateur ;

    - le traitement des archives "historiques" ou "définitives" qui ont une valeur essentiellement patrimoniale.
    Sur le regroupement des centres d'archives sur un minimum de centres de stockage :
    - la conservation des archives des personnels civils et militaires nécessaires à la justification et la validation de leurs droits actuellement réalisée sur notamment 5 sites régionaux doit être rationalisée en les regroupant sur un site unique qui doit être géré dans un cadre de partenariat public-privé compte tenu de la réelle expertise du secteur privé dans ce domaine, en particulier en numérisation ;

    - s'agissant des archives historiques, les sites du SHD (Vincennes et ses 5 antennes pour l'histoire maritime), avec un total de 19 bâtiments, sont peu adaptés aux missions de ce service (en particulier en matière de communication) ; en outre, il dispose d'effectifs restreints notamment en raison de difficultés de recrutement du fait de la pénibilité du travail ; les investissements immobiliers réalisés par le ministère de la Défense auraient du être gérés en interministériel dans le cadre des projets des Archives nationales qui bénéficient de 3 sites beaucoup plus fonctionnels comme celui de Pierrefitte-sur-Seine et d'une numérisation des documents réalisée à un stade beaucoup plus avancé .
    La vente des nombreuses emprises immobilières du SHD qui sont notamment très attractives à Paris comme en province (5 antennes maritimes) est une source non négligeable de recettes et d'économies en termes d'investissement et de fonctionnement. Mais, la rationalisation de la conservation des archives concerne aussi le ministère des Affaires étrangères qui dispose comme celui du ministère de la Défense de son propre service et ceci depuis le 18e siècle alors que les Archives nationales, service à compétence nationale depuis 2007, regroupe notamment les archives du pouvoir exécutif et législatif et des autres ministères.
    Sur la culture des archivistes :
    La question relative à la grave crise évoquée est due à une divergence de vue au sein du SHD entre les militaires et les personnels civils en nombre croissant, venant bien souvent du ministère de la Culture sur la nature, la classification de certains documents, en particulier les « témoignages oraux »; l'autorité militaire du SHD au moment de cette crise estimant que leur communication pouvait compromettre le secret de la Défense nationale, s'est déclarée incompétente en ce qui concerne leur conservation et a demandé à certains services (comme la Direction de protection et de la sécurité de la Défense - DPSD) de reprendre leurs documents alors qu'ils n'en avaient pas les moyens. Les ministères de la Défense et de la Culture ayant pris des mesures de gestion administrative RH en vue d'aplanir ce problème, il reste que la classification des documents qui relève des pouvoirs exécutif et législatif est indépendante de la nécessité de rationaliser la gestion des archives sur un nombre restreint de sites gérés dans un cadre budgétaire interministériel.
    Enfin, l'histoire militaire, discipline nécessaire à la formation des militaires (notamment les officiers) et qui s'enrichit en mode transverse des archives des autres administrations est assurée de plus en plus par des professeurs venant de l’enseignement supérieur et de journalistes spécialisés en raison de la disparition progressive des historiens militaires.
  • Par Charlotte • Posté le 11/07/2014 à 09:43 Pour avoir travaillé au SHD, j'ai pu discuter avec les militaires en charge des archives. Il s'agit dans la grande majorité des cas d'archivistes recrutés sous statut militaire afin de faciliter les échanges avec les militaires de métier. Recueillir des archives n'a rien d'automatique, et c'est parfois une affaire de négociation. Avoir des archivistes qui partagent les mêmes codes (et le même uniforme) que ceux dont on veut recueillir les archives est donc clairement un atout en ce cas.

    Par ailleurs, il n'est pas toujours facile de distinguer les archives historiques et les archives intermédiaires ou courantes dont le ministère peut toujours avoir l'usage, par exemple comme preuve lors d'un procès. Généralement, on privilégie de conserver les fonds ensemble, plutôt que de les disperser. Or les fonds de l'armée ont une réelle cohérence, comme les fonds d'une entreprise ou d'un hôpital.

    Enfin, je ne suis pas sûre que ce soit très rentable de vouloir maintenant faire des investissements massifs pour regrouper en un seul lieu physique les archives. Il vaudrait mieux consacrer cet argent à la numérisation de ces archives. Cela résoudrait le problème de la communication des archives, et faciliterait à terme le choix d'un lieu de stockage pérenne, qui ne nécessiterait pas d'accès du public.
  • Par Pelatan • Posté le 11/07/2014 à 08:47 Vous avez oublié aussi certains organismes internationaux comme l'ONU ou l'OTAN qui ont aussi leurs propres archives sur les forces armées.

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