Emploi et politiques sociales

L'armoire numérique : une idée ingénieuse « oubliée » par la MAP ?

24 juillet 2013 • Samuel-Frédéric Servière

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Le principe de l'armoire numérique qui devrait permettre aux personnes physiques (citoyens, contribuables, usagers des services publics, administrés) de pouvoir dialoguer avec les différents acteurs institutionnels, privés ou publics chargés d'une mission de service public n'a toujours pas vu le jour. D'abord décliné sous la forme d'un coffre-fort numérique sécurisé des entreprises, le projet fait aujourd'hui place à une réforme qui n'a pas la même portée, baptisée « dites-le nous une fois », qui est en définitive, moyennant un élargissement substantiel de son champ d'application, la reprise de l'initiative britannique, « Tell us Once » (ou TUO). Si l'initiative est méritoire et en cours de développement, avec un projet d'investissement de 10 millions d'euros, elle est certainement moins ambitieuse et génératrice d'économies à terme que le projet d'armoire numérique, et limite les bénéfices escomptés de l'e-administration.

1) L'armoire numérique sécurisée des entreprises : les aléas d'un projet :

L'armoire numérique des entreprises est une proposition qui a longuement été soutenue par la CGPME depuis de nombreuses années. L'idée de base était de permettre aux entreprises de disposer d'un espace sécurisé ouvrable aux différentes administrations concernées, qui auraient pu ainsi puiser les informations dont la communication aujourd'hui est très largement redondante. La première mention de ce projet a été faite via l'idée de création d'un coffre-fort électronique sur le modèle du système mis en place par certaines plateformes de marchés publics afin de sécuriser les documents justificatifs des entreprises candidates aux appels d'offres [1].

Le concept est repris et élargi à l'ensemble des formalités administratives liées aux entreprises dans le document 60 propositions pour simplifier la vie des entreprises, présenté par la centrale syndicale en 2011, puis inscrit dans le rapport du député Jean-Luc Warsmann de juillet 2011. La simplification du droit au service de la croissance [2], avant de se trouver présentée aux Assises de la simplification et inscrite par Frédéric Lefebvre dans le projet de loi relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives présenté le 1er mars 2012 [3]. Entre-temps le coffre-fort numérique est devenu l'ANSE, l'armoire numérique des entreprises, afin de mettre l'accent sur l'échange d'informations documentaires plutôt que sur la sécurisation et la certification des données contenues.

L'alternance aidant, le projet prend du retard, la CGPME s'en émeut, et dans un rapport de février 2013, 50 propositions de la CGPME pour simplifier la vie des entreprises [4], elle renouvelle son attachement au projet « La CGPME soutient la mise en place de l'Armoire numérique, actuellement en développement, et souhaite qu'elle permette aux PME de « stocker » en une seule fois tous les documents nécessaires pour s'acquitter de leurs différentes obligations. »

Pourtant, le diagnostic apporté au projet par le rapporteur Thierry Mandon le 1er juillet 2013 dans le rapport de la mission parlementaire de simplification de l'environnement réglementaire et fiscal des entreprises Mieux simplifier, « la simplification collaborative » est sans appel (p.24) : « Dans le passé, trop de chantiers de simplification ont été freinés ou se sont enlisés faute d'une identification préalable de leurs conditions de réalisation. C'est le cas d'un chantier aujourd'hui emblématique : « Dites-le nous une fois ». Ce chantier, initié depuis plus de quatre ans sous la précédente législature, s'est poursuivi tant bien que mal sous des appellations différentes : « armoire numérique sécurisée », « coffre-fort numérique »… »… En cause, l'absence d'étude sérieuse de faisabilité.

Le nouveau projet initié par le CIMAP le 17 juillet dernier est sensiblement différent. Il s'agit d'effectuer un diagnostic top down plutôt que bottom up qui vise à limiter drastiquement les redondances et à normaliser les procédures, l'objectif étant de réduire 80% des redondances d'ici 2017 (en cinq ans), l'harmonisation des procédures se faisant au besoin par voie d'ordonnances.

Deux points doivent être relevés :

- D'une part, la procédure « Dites-le nous une fois » est une démarche duale qui s'adresse à la fois aux entreprises et aux particuliers. Le projet précurseur développé par le Royaume-Uni s'est adressé directement aux citoyens [5], et reste focalisé sur les modifications de statuts personnels (naissance, décès, mariage, divorce, situation professionnelle), afin d'en informer directement un interlocuteur unique qui en répercutera les effets auprès des services compétents. Le projet français va donc plus loin que son homologue.

- L'approche complémentaire que pourrait apporter l'armoire, serait celle de rendre mutualisable et disponible l'information non seulement pour les particuliers mais également pour l'administration, de façon simplifiée. Son propos est à la fois plus ambitieux et plus modeste : stocker, archiver, sécuriser et communiquer de façon dématérialisée, sélective et centralisée, l'ensemble des informations individuelles et des documents administratifs ou officiels du contribuable ; mais aussi symétriquement pour l'administration, de regrouper à l'endroit de ce même individu les différents documents qu'elle possède et qui le concernent (liasses fiscales, demandes d'allocations diverses, qualification pour différents programmes sociaux, données salariés, données de santé, fiche de demandeur d'emploi, statut de cotisant/retraites, situations familiales etc…).

2) Pour une mise en place d'un dispositif d'armoire et de coffre-fort numérique sécurisé :

La simplification et l'harmonisation des procédures est une chose, la mise en place d'un système unique permettant aux organismes publics de disposer sur demande, d'informations déjà recueillies et mutualisées par leurs propres soins ou de façon coordonnée au particulier via sa propre interface, devrait permettre d'effectuer un saut qualitatif numérique important.

L'exemple malheureux du dossier médical partagé

Le contre-factuel de l'armoire numérique est constitué par le précédent du dossier médical partagé. Lancé en 2004 à l'initiative de Philippe Douste-Blazy, sous la forme d'un dossier médical personnel, sensé permettre de dégager des économies de 3,5 milliards d'euros, à l'horizon 2007, les lenteurs du projet et les difficultés techniques poussent à une nouvelle relance à la faveur de la création de l'Agence des systèmes informatiques de Santé, par Roselyne Bachelot en 2009. Entre-temps, c'est environ 100 millions d'euros qui auront été dépensés en expérimentation sur le budget de l'Assurance Maladie.

Le nouveau projet vise à absorber en outre la carte vitale et intègre le GIP (Sésam/Vitale) afin d'opérer une rationalisation d'ensemble. En 2012, son coût avait déjà atteint 200 millions d'euros, pour 39 000 dossiers créés. En 2013, le DMP rassemblait près de 362 426 dossiers médicaux (pour un potentiel d'environ 9 millions), ce qui montre la montée en puissance relativement lente du dispositif. Afin d'accélérer le processus, une prime de 50.000 à 100.000 euros par établissement a finalement été décidée afin d'inciter les structures hospitalières à numériser un tiers des dossiers de leurs patients hospitalisés.

A l'étranger, les succès d'opérations analogues sont variables.
- Le Royaume-Uni qui lui a consacré un budget de près de 2 milliards d'euros vient de jeter l'éponge, tout comme les Pays-Bas après avoir injecté pour près de 300 millions d'euros.
- En Suède par contre le projet a parfaitement réussi : 7 régions pilotes et la plus grande région Danoise (Odense) utilisaient déjà largement ces systèmes interconnectés de suivi de soins dématérialisés (plateforme régionale d'intégration, agenda électronique à l'échelle régionale, e-prescription sur tablette numérique, comptes-rendus dématérialisés, suivi des examens de laboratoire, saisie d'information via extranet etc…) en deux ans. La deuxième phase qui devait déployer le système sur l'ensemble du territoire a été réalisée avec succès au 1er janvier 2013.

- Au Québec, le dossier médical informatisé (DSQ pour Dossier de Santé Québec) a lancé un programme de déploiement dans l'ensemble des régions de la Belle Province, avec interconnexion des pharmacies, cliniques et hôpitaux d'ici deux ans [6].

- Au Brésil enfin, les premières économies tangibles sont visibles comme dans l'état de Brasilia où pour une population de 6,5 millions d'habitant le dossier médical informatisé à permis de réaliser près de 20 millions de dollars d'économies en 2009.

- En effet, il importe pour le citoyen/patient/contribuable de disposer d'un service sécurisé qu'il peut lui-même enrichir et qui lui permette de « dématérialiser » les informations patrimoniales, fiscales, sociales, civiles, familiales, de santé dont il dispose. Cette faculté devrait permettre de palier les aléas de la vie (catastrophes naturelles, accidents) en sauvegardant ses données personnelles. C'est la fonction coffre-fort numérique. Il n'y a évidemment pas lieu de priver les personnes morales d'un tel dispositif qui leur permettrait de mieux gérer l'ensemble des informations qui les concernent à l'abri des hasards de la vie (destruction matériel, virus, etc. qui pourraient affecter leurs archives).

- Par ailleurs, il importe que les demandes de l'administration soient limitées au minimum et qu'elles puissent ensuite être exploitées par les services eux-mêmes suivant des schémas de transmissions confidentielles prédéfinies, avec des autorisations d'accès dûment contrôlées. C'est ici que pourraient se conjuguer les approches d'armoires sécurisées, afin d'effectuer la bascule des informations entre le compartiment propriétaire du coffre-fort, et le compartiment utilisateur de l'administration [7], en limitant au maximum le nombre de demandes à l'endroit de l'administré (principe du Dites-le nous une fois ).

Schéma de fonctionnement : Coffre-fort/Armoire numérique sécurisée :



Source : Fondation iFRAP 2013

Coffre fort numérique, Armoire numérique quel apport pour l'entreprise et le particulier ?

Disposer de ses feuilles médicales ou des prescriptions du médecin de façon dématérialisée, stocker des radios, pouvoir conserver en toute tranquillité un contrat d'assurance-vie, une liasse fiscale, un acte de propriété… autant d'éléments qui auraient vocation à être conservés dans la "fonction coffre-fort" de l'armoire numérique.

Pour l'entreprise, il pourrait s'agir de ses feuilles de paie, de ses liasses fiscales, de ses comptes sociaux, de ses accords d'entreprise etc… autant d'éléments qui méritent une protection renforcée.

En cas de demande du particulier, simple citoyen ou personne morale à l'endroit de l'administration, ou inversement, c'est la partie armoire numérique qui entrerait en jeu, permettant de déposer les éléments demandés. L'importance de la réforme en cours de "Dites-le nous une fois" est de limiter le nombre de demandes administratives, et pourrait parfaitement s'intéger dans la gestion dynamique de la partie armoire. Les informations mises une seule fois à la disposition des pouvoirs publics étant ensuite partagées en fonction de schéma d'autorisation et de transferts requis sur le versant administration de l'armoire.

S'agissant de la fonction coffre-fort du côté de l'administration, celle-ci pourrait y centraliser les informations détenues sur la personne physique ou morale détentrice du coffre-fort. La centralisation des données pourrait donner lieu à des schémas de déversement et à d'importantes simplifications : notamment en ce qui concerne les numéros d'identification : on sait qu'une tendance lourde avait conduit progressivement à la convergence vers un numéro unique (NIRPP) généré par l'INSEE correspondant au numéro d'assuré social. Il est sans doute temps à la faveur de la mise en place de l'armoire numérique, de revenir sur la délibération de la CNIL n°83-058 du 29 novembre 1983, qui a conduit chaque administration à générer ses propres numéros d'identifiant, induisant aujourd'hui une complexité administrative excessive [8].

3) Une modalité de financement innovante : le Crowd Funding :

Les pouvoirs publics affirment que le dispositif « Dites-le nous une fois » pour les entreprises représentera un investissement entre 2013 et 2014 de près de 10 millions d'euros, avec qualification aux investissements d'avenir sous le contrôle du commissaire général à l'investissement. Une vision plus ambitieuse qui réintroduirait le citoyen/contribuable/administré au cœur du dispositif supposerait des efforts de développement beaucoup plus conséquents encore pour la mise en place d'une plateforme sécurisée de stockage double privé/public .

La Fondation iFRAP se prononce donc pour une solution participative et collaborative :

- Mise en place d'un contrat de partenariat public/privé avec des opérateurs privés de façon à réaliser la plateforme de stockage et d'échange sécurisé. On peut penser à des sociétés spécialisées telles que : Cecurity, Adminium, eOfficeo, HomeBubble, ou Novapost.

- Recourir à un financement innovant et participatif crowdfunding par l'intermédiaire d'entités spécialisées telles que My Major Company, de façon à procéder à une première levée de fonds citoyenne [9].

Conclusion :

Passer à une logique résolue d'e-administration, solidariser les Français autour de projets qui vont simplifier, alléger leurs charges administratives et fluidifier leur relations avec les administrations, mais également développer le partage et la transparence raisonnée des informations personnelles entre les administrations elles-mêmes, devrait être un axe prioritaire du gouvernement. Des gains à tous les niveaux sont à attendre, en même temps qu'un raccourcissement des procédures et donc une accélération de la réponse administrative. Cette approche se conjuguerait d'ailleurs particulièrement bien avec le principe révolutionnaire annoncé par le gouvernement le 17 juillet dernier suivant lequel c'est le silence gardé par l'administration qui vaut acceptation. Le fait de devoir répondre en cas de réponse négative, de procédure ou de dossiers incomplets ou de décisions de rejet, suppose un renversement complet du travail administratif, et suppose donc une plus grande fluidité des procédures d'autorisation. L'approche adoptée par les pouvoirs publics français concernant le principe « Dites-le nous une seule fois » constitue une première étape de simplification des demandes d'informations à l'endroit des entreprises et des particuliers. Le projet d'armoire numérique proposé par la Fondation iFRAP permettrait d'aller un cran plus loin : en simplifiant les relations côté usagers/entreprises mais également du côté des administrations en procédant à une centralisation inédite des données. Il faudrait alors passer d'une logique de moyen terme à une logique de long terme, mais l'exécutif ne fait-il pas des projets à dix ans ?

[1] Voir par exemple, Amicale parlementaire des PME, « comment aider les PME à surmonter la crise ? », 18 mars 2009, http://www.cgpme-paris-idf.fr/datas… ou le Guide PME/PMI de la CGPME d'île-de-France http://www.cgpme-paris-idf.fr/datas….

[2] En particulier proposition n°16 p.136. http://www.cnrs.fr/aquitaine/IMG/pd…

[3] http://www.redressement-productif.g…, voir en particulier l'article 62 de la loi de simplification du droit.

[4] www.cgpme.fr/&hellip ;/130212052023-prop-simplifications-cgpme-fevrier2013.pdf en particulier p.23.

[5] Voir notamment, LGDC (Local Government Delivery Council), FOSS, case study, Tell Us Once, le document évalue que pour le demandeur dans la circonscription de Tameside Council, le nombre de contacts entre les administrés et les administrations publiques a été réduit de 80%, et en prenant en compte les réponses coordonnées des administrations elles-mêmes, les contacts ont été même réduits de 90%. http://www.local.gov.uk/c/document_…

[6] Voir Psychomédia, 27 mai 2013 Que contient le dossier médical informatisé déployé graduellement au Québec

[7] … puis en son sein stocker puis ventiler les autorisations d'accès afin de recueillir les informations demandées.

[8] Avec à la clé, la création : du NUMEN par l'éducation nationale, puis de l'INE, du SIP comme numéro fiscal etc…

[9] Une première levée de fonds qui pourrait être traitée en comptabilité budgétaire comme une contribution fléchée aux fonds de concours dédié à la mission responsable du programme concerné.

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