La révolution numérique des Bibliothèques universitaires

Tout reste à faire !

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En juin 2007, l’inspection générale des bibliothèques (IGB) rendait au ministre de la Recherche et de l’Enseignement supérieur, un rapport [1] relatif à la dispersion de la documentation des bibliothèques universitaires. L’IGB y pointait du doigt les retards pris par les universités françaises dans l’unification de leurs systèmes documentaires. Vingt deux ans après la parution du décret 85-694 du 4 juillet 1985 qui imposait la « mutualisation progressive des fonds bibliothécaires », rien ou presque n’a été fait.

Ce manque criant d’efficience a un coût : les politiques d’acquisition des ouvrages sont largement autonomes et anarchiques et conduisent à des doublons ; les structures sont émiettées et ne bénéficient pas aux étudiants qui disposent d’une accessibilité réduite aux fonds documentaires par rapport aux autres pays européens. Largement victime d’un affrontement entre les services universitaires et les unités de recherche pour la préservation de situations acquises et de leurs crédits budgétaires, l’ensemble de la gestion des bibliothèques universitaires mériterait une réforme en profondeur, qui sache tirer parti de la révolution numérique.

L’application « à la carte » de la mutualisation des ressources documentaires fait exploser les coûts

Le rapport de l’IGB de 2007 tire un constat sévère de l’avancement de l’unification du système documentaire. Si celle-ci est cependant perceptible (1%/an), la mutualisation des dépenses avance à une vitesse d’escargot. Il faudra sans doute trente ans au bas mot pour parvenir, au rythme actuel, à réintégrer les dépenses documentaires non centralisées au sein des services communs de documentation (SCD) dans la mesure où le recensement exhaustif des fonds de ces bibliothèques « autonomes » ne sera complet qu’en 2055 au bas mot puisque seulement un tiers des documents « hors champ des SCD est actuellement recensé » [2] .

Il faut dire que le statut des bibliothèques universitaires ressemble plus à une jungle qu’à un jardin à la française, ce qui encourage les effets de gaspillage, de saupoudrage et de dissimulations budgétaires [3] :

Ainsi, en moyenne sur les 18 universités auditées en 2007, 33% des dépenses documentaires ont été effectuées en dehors des services communs de documentation. Cette proportion est même beaucoup plus importante s’agissant de Paris, où les ressources achetées en dehors des services communs représentent près de 46,1% des budgets documentaires des universités. Sans surprise, cette dispersion des moyens conduit à une politique erratique d’acquisition qui provoque nécessairement des commandes doublonnées : ainsi à Nantes, le recouvrement des titres des fonds est compris entre 50 et 75%, à Paris 2 en moyenne de 52,6%, à Poitiers de l’ordre de 30%. Dans l’état actuel de la gestion des bibliothèques universitaires, l’application « à la carte » du décret de 1985 conduit au niveau financier à l’accroissement mécanique des budgets dédiés. Les bibliothèques dites « associées » qui restent financées hors des services communs de documentation se financent par l’intermédiaire des crédits pédagogiques des UFR (unités de recherche) en en consommant de 25 à 30% des montants ou via les crédits de recherche des organismes scientifiques associés (CNRS etc…) ; autant de flux qui sont utilisés de façon totalement discrétionnaire.

D’ailleurs, même en cas d’intégration au sein des SCD, le volet budgétaire se décline dans le sens d’une augmentation mécanique des crédits alloués : lorsque l’université décide d’une politique d’intégration des fonds aux services communs, le budget transféré par l’UFR est souvent inférieur à celui qu’il attribuait à la bibliothèque avant son intégration et lorsque le transfert financier continue à être supporté par l’UFR, celle-ci diminue au fil des années ses concours. Il s’ensuit que c’est au SCD de continuer de financer la politique de conservation et d’acquisition en comblant la différence, tandis que les crédits pédagogiques non-transférés, viennent abonder les autres postes, l’UFR cherchant à maintenir aussi intact que possible son propre budget malgré le transfert. Et encore ceci reste-t-il le cas le plus optimiste. Bien souvent, les transferts sont imparfaits : soit que seuls les fonds soient transférés, les entités conservant la maîtrise de la politique d’acquisition et la politique budgétaire, soit que l’intégration soit simplement financière sans toucher aux deux autres composantes de la dépense.

Ces données témoignent de l’effort de rationalisation à opérer, en promouvant une responsabilité financière globale dans le cadre de l’intégration documentaire au sein des services communs de documentation universitaire. Cette responsabilité financière globale devrait pouvoir se décliner sous deux formes :
 par la mise en place d’une unicité des lignes de crédits d’acquisition pour l’ensemble des bibliothèques d’une même université,
 par la mise en place comme à Paris 5, d’un service centralisé d’acquisition des livres (SCAL) afin d’éviter l’émiettement des commandes entre les différentes structures.

A terme cependant, il faudra aller plus loin et intégrer la révolution numérique afin de réformer en profondeur et durablement la gestion des ressources documentaires.

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